Verwaltung:

Die Verwaltung von Dokumenten ist heute eines der kostenintensivsten und zeitaufwendigsten Unterfangen in allen Unternehmen. Durch den Einsatz modernster Hilfsmittel, sowohl technischer als auch organisatorischer Art helfen wir diesen Aufwand zu reduzieren und aus den Investitionen wieder Nutzen zu ziehen. Wenn es nicht nur eine trübe Erinnerung gibt, dass es bereits einmal einen ähnlichen Fall gegeben hat, sondern auch leicht zugreifbar die Unterlagen aufzufinden sind, ist die Vermeidung von Doppelarbeit wirklich möglich.

Die Integration der gängigen Datenverarbeitungsformate ist hierbei ebenso selbstverständlich wie die Unterstützung aller modernen Computer-Plattformen.

Ablage:

Neben der Verwaltung ist die Organisation der Ablage und des gezielten Wiederauffindens eine der großen Herausforderungen moderner Archive. Neben den heute gängigen Bildablage-Systemen ist allerdings auch eine inhaltliche Erschliessung von immer größerer Bedeutung, insbesondere wenn man an Schlagworte wie »Data-Mining« denkt.

Die nutzenorientierte Erstellung von Ablage- und Archivsystemen ist ein Schwerpunkt unserer Arbeit. Hierzu verwenden wir natürlich unsere Werkzeuge aus dem Bereich der Ordnungssysteme.

Dokumentenlebenslauf:

In einer arbeitsteiligen Umgebung wird es immer notwendiger den Erstellungs- und Benutzungszyklus der Dokumente zu kontrollieren. Hierzu stehen seit einiger Zeit bereits Werkzeuge zur Verfügung, die entweder aus dem Bereich der Dokumentenerstellung (Publishing) und Textverarbeitung kommen oder aber reine Werkzeuge zur Ablaufsteuerung und -kontrolle (Workflow) sind. Erst in letzter Zeit ist durch das Erscheinen neuer Standardformate, hier besonders PDF (Adobe Portable Document Format und XML eXtensible Markup Language) eine Verschmelzung wirklich möglich. Zusätzlich können hiermit auch die Anforderungen der Gruppenarbeitswerkzeuge (Lotus Notes, Open Text Live Link, Microsoft Exchange) besser bewältigt werden.

Als Dokumentenarchitekten planen und realisieren wir den Einsatz dieser Werkzeuge in sinnvoller Kombination. Keine Einzellösung hat die Fähigkeit die individuellen Anforderungen aller Unternehmen oder Organisationen abzubilden. Eine sorgfältige Planung und die Kombination der vorhandenen Komponenten ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die Integration wird mit den modernsten Mitteln, auch für notwendige Anpassungen, von uns durchgeführt.